(趣旨)

第1条　文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、広域連合における文書事務の全般を総括するとともに、庁外文書の収受、配布及び発送並びに文書の保存の事務を掌理する。

(課長の職務)

第5条　課長は、常に課内における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　課に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第7条　文書主任は、上司の命を受け、課内における次に掲げる事務を処理し、又は総括する。

(年次)

第8条　年次は、その事案が完了とするまで同一のものを用いるものとし、条例、規則、訓令及び告示にあっては公布し、又は発する日の属する年の年次により、その他の文書にあっては当該文書を受け付けし、又は施行する日の属する年の会計年度の年次によるものとする。

(文書記号及び番号)

第9条　文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。

(公示及び令達)

第10条　公示及び令達の種別は、次のとおりとする。

(到達する庁外文書の処理)

第11条　到達文書は、総務課において収受し、次により処理しなければならない。

(電磁的記録の受信等)

第12条　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下単に「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。

(課に到達した電磁的記録)

第13条　主管課長は、情報処理システムを利用して主管課に到達し、又は前条第2項の規定により受領した電磁的記録のうち、収受の処理が必要であると認めるものを、文書目録管理システムに記録するものとする。

(2以上の主管課に関係のある文書等の配布)

第14条　2以上の主管課に関係のある文書又は異例に属する文書は、総務課長がその配布先を定める。

(主管課で直接収受した文書の処理)

第15条　主管課において直接収受した庁外文書は、総務課に送付し、第12条に規定する処理を経なければならない。

(主管課が配布を受け、又は収受した文書の処理)

第16条　文書主任は、配布を受け、又は直接収受した文書は、次により処理しなければならない。

(親展文書等の処理)

第17条　広域連合長又は副広域連合長(以下「広域連合長等」という。)宛の親展文書は、広域連合長等が自ら処理するものを除き、前条第4号及び第5号に規定する処理を行わなければならない。

(主管課長の登録済文書の閲覧等)

第18条　主管課長は、第16条第5号の規定により登録済文書を受領したときは、これを閲覧し、担当者に処理方針及び処理期限を示し、その文書を交付する。

(事案の処理)

第19条　担当者は、登録済文書のうち重要な文書で上司の指揮により処理すべきと認められるものは、直ちに供覧の処理を行い、その指示又は承認を受けるものとする。この場合において、当該文書の欄外又は起案用紙の所定欄に「一応供覧」と表示しなければならない。

(起案)

第20条　決裁を受けるべき事案で特に重要なものを処理しようとするときは、あらかじめ決裁権者の処理方針を確かめた後起案するものとする。

(起案の方法)

第21条　起案は、次により行わなければならない。

(起案内容の登録)

第22条　起案者は、新たに事案を起案しようとする場合は、文書目録管理システムに事案の内容その他所要事項について、登録するものとする。

(回議)

第23条　起案文書は、次により処理しなければならない。

(合議)

第24条　2以上の課に関連する事案は、関係の深い課において起案し、関係課に合議しなければならない。

(合議文書の廃案通知)

第25条　合議済文書を廃案としたときは、その旨を合議先の関係課に通知しなければならない。

(重要文書等の持回り)

第26条　緊急、秘密又は説明を要する文書は、担当者又は上司において自ら持ち回りして回議又は合議を行わなければならない。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第27条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を摘記し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(緊急処理すべき事案の処理)

第28条　緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経るいとまのない事案は、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合においては、事後この章の規定に準じて正規の手続をとらなければならない。

(総務課に合議すべき文書)

第29条　次に掲げる文書は、総務課に合議し、その文書審査を受けなければならない。

(回議完了年月日の記載)

第30条　決裁済文書は、主管課において回議完了年月日を記載するものとする。

(議案の処理)

第31条　議会の議決若しくは同意を要し、又は議会に報告等を要する文書は、決裁後その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

(公示令達文書の処理)

第32条　主管課は、条例、規則、告示、公告、訓令等を公示令達しようとするときは、その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

(公印及び契印)

第33条　発送文書には、決裁済文書と照合の上、公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な事案に係る文書については、公印の押印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第34条　庁外文書の発送は、直接主管課で発送する必要があるものを除き、総務課において行うものとする。

(総務課の発送処理)

第35条　総務課は、庁外文書を発送するときは、次のいずれかにより処理しなければならない。

(ファクシミリ及び電子メールの方法による送信)

第36条　主管課長は、軽易な事案に係る文書(公印の押印をしていないものに限る。)について、あらかじめ相手方の同意を得た場合は、ファクシミリ及び電子メールを使用して送信することができる。

(庁内文書等の収配)

第37条　庁内文書等の収配は、直接主管課相互で収配する。

(分類の基準)

第38条　総務課長は、文書の整理に当たって、文書分類表(様式第1号)により事務の分類、詳細、当該文書の保存年限、機密性等に応じた系統的な分類の基準を定めるものとする。

(文書の整理保管の原則)

第39条　文書は、常に必要に応じて利用に供することができるように整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害に際し、いつでも持出しのできるようにしておかなければならない。

(文書の整理保管)

第40条　文書は、文書分類表及び文書目録管理システムにより整理し、及び保管しなければならない。

(完結文書の取扱い)

第41条　完結文書は、種別及び保存年限に従って仕分整理し、一定の場所に保管しておかなければならない。

(文書の完結日)

第42条　文書の完結日は、次のとおりとする。

(保存年限)

第43条　文書の保存年限は、法令その他別に定めるものを除き、別表のとおりとする。ただし、主管課において特に必要と認めるときは、所属の文書主任を通じて総務課と協議の上、保存年限を伸縮することができる。

(保存年限の起算日)

第44条　文書の保存年限は、文書の完結日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものはその文書の完結日の属する年の翌年1月1日から、出納の証拠書類は当該出納に係る決算の日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(完結文書の成冊)

第45条　主管課長は、毎年度(暦年に係るものにあっては毎年)終了後、完結した文書を次により編集し、及び成冊するものとする。

(文書の引継ぎ)

第46条　前条の規定により編集及び成冊された文書は、保存文書引継書を添えて、種別ごと別に定める日までにそれぞれ総務課長に引き継がなければならない。ただし、主管課において保存を必要とする文書については、この限りでない。

(保存文書の管理)

第47条　前条の規定により引き継いだ保存文書(以下「収蔵文書」という。)は総務課長が、その他の保存文書は主管課長がそれぞれ管理する。

(文書庫の管理)

第48条　文書庫は、総務課長が管守するものとする。

(収蔵文書等の閲覧及び借覧)

第49条　収蔵文書を閲覧し、又は借覧しようとする者は、総務課長にその旨を申し出なければならない。

(保存年限到来文書の取扱い)

第50条　主管課長又は総務課長は、保存文書のうち、保存年限が到来した文書を調査し、不要と認める文書を、文書目録管理システムに記録した当該文書に係る事項を削除の上、速やかに廃棄しなければならない。この場合において、収蔵文書については、総務課長は関係課長に合議するものとする。

(廃棄方法)

第51条　文書を廃棄するときは、焼却し、又は裁断する等適当な方法をとらなければならない。

(庁外持ち出しの禁止)

第52条　文書は、主務課長又は総務課長の承認を受けずに、庁外に持ち出してはならない。

(電磁的記録の整理保管の原則)

第53条　主管課長は、電磁的記録の保管又は保存に当たって、き損、滅失、改ざん及び漏えい等が生じないよう必要な措置を講じるものとする。

(秘密の保護)

第54条　秘密の保全を要する電磁的記録は、機密保護に十分注意し、適正な管理を行うものとする。

(電磁的記録の整理保管)

第55条　電磁的記録は、適切な場所に保管し、その効率的な利用を図るものとする。

(電磁的記録管理目録)

第56条　主管課長は、電磁的記録管理目録(様式第2号)を作成し、保管するものとする。

(保存年限)

第57条　電磁的記録の保存年限は、第43条の規定を準用する。

(保存年限到来電磁的記録の取扱い)

第58条　保存年限が到来した電磁的記録の取扱いは、第50条の規定を準用する。

(廃棄方法)

第59条　電磁的記録を廃棄するときは、復元ができないよう処理する等適当な方法をとらなければならない。

(庁外持ち出しの禁止)

第60条　電磁的記録は、主管課長又は総務課長の承認を受けずに、庁外に持ち出してはならない。

第61条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、広域連合長が別に定める。